Politique

Boussole respectera les principes de responsabilité, de transparence, d’utilisation responsable des ressources et d’équité, conformément à la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic.

Responsabilité : Boussole est responsable de l’utilisation des fonds publics utilisés pour rembourser les frais de déplacement, de repas, d’hébergement et d’accueil. Toutes les dépenses doivent soutenir les objectifs commerciaux de l’agence.

Transparence : Boussole se consacre à la transparence dans toutes ses transactions. Les règles d’engagement et de remboursement des frais de déplacement, de repas, d’hébergement et d’accueil sont claires et faciles à comprendre. Ces règles seront publiées sur le site Web public de Boussole.

Optimisation des ressources : Boussole utilisera les fonds de manière prudente et responsable, en les considérant comme l’argent des contribuables. Toutes les dépenses de voyage, de repas, d’hébergement et d’accueil doivent soutenir les objectifs de Boussole, être économiques dans le respect de la santé et de la sécurité et être dûment autorisées.

Équité : Boussole rembourse les dépenses admissibles et autorisées engagées dans le cadre de ses activités et étayées par des documents légitimes de tiers.

Objectif

L’objectif de cette politique est :

D’établir des règles et des principes pour le remboursement et le paiement des frais de déplacement, de repas et d’accueil afin de garantir des pratiques justes et raisonnables;
De fournir un cadre de responsabilisation pour guider l’utilisation efficace des ressources dans le remboursement des dépenses; et
D’assurer le respect de la Directive sur les dépenses du secteur parapublic de la Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Portée

Cette politique s’applique à tous les employés, étudiants, bénévoles, membres du conseil d’administration, consultants et entrepreneurs engagés par l’agence.

La convention collective, le cas échéant, prévaudra en cas de conflit entre le libellé de la convention collective et la présente politique.

Définitions

Requérant : désigne toute personne faisant une réclamation au titre du présent contrat.

Approbateur : désigne la personne ayant le pouvoir de procéder à des approbations en vertu de cette politique.

Accueil : désigne la fourniture de nourriture, de boissons, d’hébergement, de transport et d’autres commodités à même les fonds publics à des personnes qui ne travaillent pas pour le secteur parapublic.

Reçu détaillé : désigne un document du fournisseur identifiant la date et le montant de chaque élément de dépense détaillé payé par le requérant. Un relevé de carte de crédit ne suffit pas.

Per Diem : il s’agit d’une indemnité journalière fixe pour les frais de repas qui ne nécessite pas de pièces justificatives (c.-à-d. des reçus).

Procédures

Principes et bonnes pratiques

Les dépenses légitimes autorisées engagées dans le cadre des activités de l’agence sont remboursées.
Les frais de déplacement, de repas et d’accueil soutiennent les objectifs de l’agence.
L’argent des contribuables est utilisé avec prudence et responsabilité en mettant l’accent sur la responsabilisation et la transparence.
Les plans de voyage, de repas et d’accueil sont nécessaires, modestes et appropriés, établissant un équilibre entre l’économie, la santé, la sécurité et l’efficacité des opérations.
Les allocations de dépenses peuvent devenir du domaine public par le biais d’un audit ou d’autres moyens. Les dépenses doivent être engagées et réclamées d’une manière qui soit publiquement défendable et ne nuira pas à la réputation de l’agence en tant que bon gestionnaire de ses ressources.
Obtenir l’approbation avant d’engager des dépenses.
D’autres options de réunion sont envisagées, le cas échéant, avant que le voyage ne soit approuvé, y compris la conférence audio ou vidéo.

Les violations de cette politique par tout employé peuvent entraîner des mesures correctives, y compris des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.

Exigences générales

L’alcool ne peut en aucun cas être réclamé et ne sera pas remboursé dans le cadre d’une réclamation de frais de déplacement ou de repas.
Les dépenses d’un groupe ne peuvent être réclamées que par la personne présente la plus ancienne. Une personne ne peut pas réclamer les dépenses engagées par son approbateur (c.-à-d. qu’un gestionnaire ne peut pas soumettre la réclamation de son directeur pour le déjeuner même s’il était présent au même événement).
De bonnes pratiques de tenue de registres doivent être maintenues à des fins de vérification et d’audit.

Les requérants doivent :

Obtenir toutes les approbations appropriées avant d’engager des dépenses;
Soumettre des reçus détaillés avec toutes les réclamations, à l’exception des frais de repas et du kilométrage (les relevés de carte de crédit/débit ne suffisent pas). En l’absence de reçu détaillé, un formulaire de Déclaration de reçu manquant (Annexe 5-08-A) doit être soumis, fournissant une explication documentée de la raison pour laquelle le reçu n’est pas disponible, et une description détaillant et confirmant les dépenses doit être fournie;
Soumettre les réclamations dans les délais spécifiés;
Rembourser tout paiement en trop – cela est considéré comme une dette envers l’agence; et
En cas de démission, soumettre toutes les demandes de remboursement avant de quitter l’agence.

Les approbateurs doivent :

Approuver seulement les dépenses qui ont été nécessairement engagées dans l’exercice des activités de l’agence;
Approuver seulement les demandes qui incluent tous les documents appropriés (c.-à-d. des reçus détaillés); et
S’abstenir d’approuver leurs propres dépenses.

Règles de divulgation publique des dépenses

Cette politique doit être mise à la disposition du public pour consultation sur le site Web de l’agence.

Cadre de responsabilisation

Toutes les dépenses doivent être approuvées par le gestionnaire/superviseur (ou son délégué) du requérant. En aucun cas, une personne ne peut se voir déléguer le pouvoir d’approuver ses propres projets de voyage ou ses propres dépenses.

Discrétion managériale

Aux fins de cette politique, le pouvoir discrétionnaire de la direction est l’autorité administrative permettant de prendre des décisions et des choix avec un certain degré de flexibilité, tout en maintenant le respect de cette politique et des directives sur les dépenses du secteur parapublic. Il n’y a aucun pouvoir discrétionnaire de s’écarter des principes et des exigences de cette politique et de la Directive sur les dépenses du secteur parapublic.

Toutes les décisions doivent être prises avec beaucoup de prudence. Lorsque vous exercez votre pouvoir discrétionnaire, la justification doit être documentée et déposée avec la demande.

Les approbateurs sont responsables de leurs décisions, qui doivent être :

Basées sur un bon jugement et une connaissance de la situation;
Exercées dans des circonstances appropriées; et
Conformes aux principes et aux exigences énoncés dans la présente politique et dans la Directive sur les dépenses du secteur parapublic.

Lorsqu’un pouvoir discrétionnaire doit être exercé, les approbateurs doivent déterminer si la demande :

Peut résister à l’examen minutieux des auditeurs et des membres du public;
Est correctement expliquée et documentée;
Est juste et équitable; et
Est raisonnable et approprié compte tenu des circonstances.

Les principes suivants doivent être utilisés pour guider les exceptions :

Confiance : permettre aux approbateurs de disposer d’une discrétion et d’une latitude pour agir de manière équitable et responsable;
Flexibilité : les décisions de la direction respectent le devoir d’accommodement, répondent aux besoins et aux intérêts des personnes et tiennent compte des circonstances imprévues; et
Intendance : assurer une application cohérente, juste et équitable de la politique, en tenant compte de toutes les circonstances, tout en maintenant la responsabilité partagée d’une utilisation sage et prudente des ressources publiques.

Il incombe à l’approbateur et au demandeur d’élaborer des arrangements appropriés qui satisferaient au critère de juste et d’équité.

VOYAGE

Cette politique s’applique chaque fois qu’un voyage est nécessaire. Aux fins de cette politique, les déplacements ne font pas référence aux déplacements réguliers d’une personne pour se rendre au travail – les dépenses liées aux déplacements réguliers d’une personne ne sont pas remboursables.

Les salariés seront remboursés pour le mode de déplacement économique et pratique disponible, compte tenu de toutes les circonstances. Les salariés ne seront pas remboursés des frais supplémentaires occasionnés par les itinéraires indirects pour effectuer des escales pour des raisons personnelles.

Location de véhicules

Les employés peuvent louer un véhicule lorsque cela est raisonnable et nécessaire à leurs tâches professionnelles et qu’ils ont obtenu l’approbation de leur gestionnaire/superviseur. Si une assistance est nécessaire pour garantir une location de véhicule, une demande d’assistant administratif peut être soumise, indiquant les dates et heures auxquelles le véhicule est requis. Un adjoint administratif prendra ensuite les dispositions nécessaires pour la location.

Le type de véhicule loué doit être de la taille la plus économique et la plus pratique, compte tenu de l’objectif professionnel, du nombre d’occupants, des considérations de sécurité et de toute exigence raisonnable en matière d’hébergement. Les véhicules de luxe et haut de gamme ne sont pas autorisés. Boussole dispose d’une couverture d’assurance pour les automobiles n’appartenant pas à votre entreprise; par conséquent, il convient de renoncer à une assurance complémentaire lors de la location d’un véhicule. Pour éviter des frais d’essence plus élevés, les véhicules de location doivent faire le plein avant d’être restitués.

Véhicule personnel

Lorsqu’un véhicule personnel est utilisé dans le cadre d’un déplacement pour l’agence, les dispositions suivantes s’appliquent :

Le véhicule doit être assuré aux frais du propriétaire du véhicule pour la responsabilité civile automobile personnelle; et
Il est de la responsabilité du conducteur/propriétaire de s’assurer que l’assurance automobile comprend une couverture pour l’utilisation professionnelle du véhicule.

Les employés qui utilisent leur véhicule personnel seront remboursés du kilométrage engagé au taux de 0,52 $ le kilomètre. L’allocation versée pour l’utilisation d’un véhicule personnel est réputée couvrir tous les frais d’exploitation incluant l’assurance, l’amortissement, l’essence, l’huile, les réparations, etc. L’agence n’assume aucune responsabilité financière pour les véhicules personnels autre que le paiement du tarif kilométrique. L’agence n’est pas responsable du coût de la couverture d’assurance, des franchises d’assurance ou des réparations en cas d’accident ou de panne lors de l’utilisation d’un véhicule personnel pour voyager au nom de l’agence.

Les formulaires de notes de frais doivent être soumis avec des distances calculées en kilomètres. Le kilométrage réclamé doit correspondre à la distance entre un domicile ou un bureau désigné et le lieu visité, selon la distance la plus courte.

Voyage en avion

Le transport aérien (tarif en classe économique) est autorisé lorsqu’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique.

Transport ferroviaire

Le montant maximum remboursable pour le transport ferroviaire est le plein tarif économique.

Stationnement et péages

Le remboursement est prévu pour les frais de stationnement nécessaires et raisonnables, ainsi que pour les péages sur les ponts, les traversiers et les autoroutes, lorsque vous conduisez pour le compte d’une agence. L’agence ne remboursera pas les contraventions ni les contraventions de stationnement.

Rapport d’accident

Tous les accidents doivent être signalés immédiatement aux autorités policières locales et à votre gestionnaire/superviseur.

Transport en commun

Les transports publics locaux, y compris les navettes hôtel/aéroport, doivent être utilisés dans la mesure du possible.

Taxis et services de covoiturage

Les déplacements par des moyens autres que les services de taxi et de covoiturage sont considérés comme la norme; cependant, les taxis/services de covoiturage peuvent être justifiés dans les cas où :

Les déplacements de groupe en taxi/services de covoiturage sont plus économiques que le coût total de déplacements individuels en transport en commun ou en navette;
Le calendrier des réunions est inhabituellement serré; et
Les autres moyens de transport ne sont pas disponibles en temps opportun/de manière prévisible.

Pourboires

Les pourboires raisonnables pour des services tels que les taxis, les services de covoiturage, la livraison de nourriture, etc., peuvent être remboursés jusqu’à un maximum de 18 % du coût total ou de 30 $, selon le montant le moins élevé. Des reçus détaillés doivent être fournis pour justifier tout montant de pourboire demandé pour remboursement. Les pourboires excessifs dépassant 18 % ou 30 $ ne seront pas remboursés, car ils ne sont pas considérés comme une utilisation prudente des fonds de l’agence.

Ces limites de gratification garantissent des pratiques de remboursement équitables et cohérentes tout en autorisant des pourboires raisonnables pour les services reçus lors de voyages d’affaires et d’événements de l’agence. Les approbateurs ont le pouvoir discrétionnaire d’ajuster les montants de manière appropriée en fonction des circonstances.

REPAS

L’agence remboursera les frais de repas raisonnables, appropriés et préapprouvés engagés lors de voyages pour des raisons professionnelles approuvées et non courantes (à plus de 50 kilomètres d’un lieu de travail assigné), selon les taux d’indemnités de repas suivants :

Repas	Taux d’indemnités
Déjeuner	10 $
Dîner	15 $
Souper	25 $

Les frais de repas seront remboursés aux taux d’indemnités de repas établis, quels que soient les frais réels des repas. Un taux d’allocation de repas reconnaît que parfois un repas peut être inférieur au taux d’allocation, et parfois plus; dans tous les cas, le taux de l’indemnité est remboursé. Les taxes et pourboires sont inclus dans les tarifs des indemnités de repas. Il n’est pas nécessaire de soumettre ou de conserver les reçus. Les repas doivent être achetés pour pouvoir présenter une demande de remboursement. L’alcool ne pourra être réclamé et ne sera pas remboursé. Aucun remboursement ne sera accordé pour les repas consommés à domicile ou inclus dans les frais de transport, d’hébergement, de séminaires ou de conférences.

Dans des circonstances limitées et exceptionnelles (c.-à-d. des considérations de santé ou alimentaires) où les frais de repas sont supérieurs au taux de l’indemnité de repas, le remboursement du coût réel du repas peut être approuvé, sous réserve de la discrétion de la direction. Dans toute situation où il y a une réclamation pour des frais de repas supérieurs à l’allocation, la réclamation doit être accompagnée d’un reçu détaillé et d’une justification documentée du dépassement du tarif.

Il peut y avoir des situations où un individu paye les frais de repas d’un groupe d’individus. Dans de tels cas, la personne peut se faire rembourser le total de tous les repas achetés lorsqu’elle est justifiée par un reçu détaillé. Si plus d’un employé est inclus dans les frais de repas, les noms des employés présents doivent être fournis.

Les frais de repas de groupe peuvent être réclamés uniquement :

Par la personne présente la plus ancienne – les dépenses ne peuvent pas être réclamées par une personne qui est engagée par son approbateur; et
Pour les personnes couvertes par cette police.

Les employés ne sont autorisés à prendre des repas de travail qu’avec l’accord préalable de leur responsable.

L’employé qui doit effectuer quatre (4) heures supplémentaires ou plus a le droit de réclamer le remboursement du repas approprié en question conformément à l’indemnité de repas applicable mentionnée ci-dessus.

Hébergement

Les employés ayant besoin d’un hébergement pour la nuit dans le cadre d’un déplacement pour l’agence doivent obtenir l’approbation préalable de leur gestionnaire/superviseur.

Le remboursement sera effectué pour un hébergement individuel en chambre standard. Il n’y aura aucun remboursement pour les suites d’hôtels, les étages de luxe ou les niveaux de conciergerie.

Lors du choix de l’hébergement, les demandeurs doivent prendre en compte les coûts supplémentaires de transport et/ou de stationnement qui pourraient entraîner un coût total plus élevé.

Les demandeurs ne seront pas remboursés pour la location de films ou de jeux, le service de bar et d’autres services hôteliers tels que les clubs de santé, les services de soins personnels et de spa, etc. Si ces services sont utilisés, il est recommandé de demander une facture distincte pour ces services. Les frais engagés par toute personne autre que le réclamant ne sont pas acceptés.

Lorsque l’hébergement privé est fourni gratuitement, un cadeau de remerciement autre qu’en espèces à l’hôte peut être approprié. La valeur maximale d’un tel cadeau est de 50 $ par jour. Le reçu détaillé doit être fourni.

Frais accessoires

Les frais accessoires peuvent être remboursés à la discrétion de l’approbateur, lorsqu’ils sont justifiés par un reçu détaillé.

Remboursement de notes médicales

Lorsqu’ils sont admissibles au remboursement d’un billet médical conformément à la Politique sur les congés de maladie (2-D-04), les employés doivent inclure la réclamation sur un formulaire de demande de remboursement, accompagnée d’un reçu détaillé du billet médical.

Autres dépenses

L’agence remboursera aux employés les dépenses liées au client et au programme avec l’approbation préalable d’un gestionnaire/superviseur. Voir les Lignes directrices relatives aux achats liés aux clients (Annexe 5-08-C).

Formulaires de demande de remboursement

Un Formulaire de demande de remboursement dûment rempli (Annexe 5-08-B) doit être soumis par voie électronique, dans un fichier PDF avec les reçus détaillés, le cas échéant, au lien Asana suivant :

https://form.asana.com/?k=8lHOezAFQ6QJ6ttBvewZ8g&d=40687885873345

Les formulaires de demande de remboursement doivent inclure les informations suivantes :

But du voyage;
Explication des dépenses (si vous réclamez des frais de repas, indiquez le lieu du voyage et la raison, comme le nom de la formation/conférence à laquelle vous avez assisté);
Point de départ et d’arrivée de chaque voyage;
Date à laquelle la dépense a été engagée;
Service/programme; et
Signature du requérant.

Les formulaires de demande de remboursement seront attribués au gestionnaire/superviseur du requérant pour approbation.

Les demandes de remboursement soumises au plus tard le 7 du mois suivant celui au cours duquel la dépense a été engagée seront remboursées entre le 21 et le 25 du mois, selon l’échéancier de paiement établi émis annuellement par les Finances. Si une réclamation de frais est déposée au-delà du délai prévu aux présentes, elle sera remboursée le mois suivant. Néanmoins, les soumissions doivent être documentées séparément chaque mois. Les soumissions plus de trois mois après que la dépense a été engagée ne seront pas acceptées.

Demander une avance

Le personnel participant à une formation/conférence peut demander une avance lorsque des dépenses seront engagées pendant la formation/conférence. Le Formulaire de demande d’avance (Annexe 5-08-D) doit être rempli et soumis par courrier électronique au gestionnaire/superviseur du requérant en incluant en copie conforme l’adresse finance@compassne.ca. Le gestionnaire/superviseur doit répondre par courrier électronique indiquant l’approbation ou le refus de la demande.

Après la formation/conférence, l’employé doit soumettre un formulaire de demande de remboursement avec des reçus détaillés, à l’exception des frais de repas et du kilométrage, à rapprocher du montant de l’avance. Si les dépenses réelles sont inférieures à l’avance, le salarié doit rembourser l’excédent à l’agence. À l’inverse, si les dépenses réelles dépassent l’avance, l’agence remboursera le solde au salarié.

ACCUEIL

L’hospitalité ne peut pas être accordée à d’autres organisations couvertes par la Directive sur les dépenses du secteur parapublic, notamment :

Les hôpitaux;
Les conseils scolaires;
Les universités, les collèges d’arts appliqués et de technologie ou tout autre établissement postsecondaire de l’Ontario, qu’ils soient ou non affiliés à une université, dont les inscriptions sont prises en compte aux fins du calcul des subventions et droits de fonctionnement annuels;
Les organismes agréés désignés comme la Société d’aide à l’enfance en vertu du paragraphe 15(2) de la partie I de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille;
Sociétés d’accès aux soins communautaires;
Les sociétés contrôlées par un ou plusieurs organismes désignés du secteur parapublic et qui existent uniquement ou principalement dans le but d’acheter des biens ou des services pour le ou les organismes désignés du secteur parapublic; et
Les organismes financés par des fonds publics qui ont reçu des fonds publics de 10 millions de dollars ou plus au cours de l’exercice précédent ou du gouvernement de l’Ontario.

Les fonctions impliquant uniquement les personnes des organisations énumérées ci-dessus ne sont pas considérées comme des fonctions d’accueil et ne peuvent être remboursées. Cela signifie que l’hospitalité ne peut jamais être offerte uniquement au bénéfice de toute personne couverte par la Directive sur les dépenses du secteur parapublic.

Les éléments suivants ne sont pas considérés comme des « frais d’accueil » aux fins de la Directive sur les dépenses du secteur parapublic et de cette politique :

Fournir du café ou d’autres rafraîchissements lors des séances de formation internes;
Repas d’affaires; et
Événements internes à l’intention du personnel, tels que des événements de reconnaissance et des repas de congé.

Toute décision concernant les repas d’affaires, les événements internes du personnel et la fourniture de café ou d’autres rafraîchissements lors des sessions de formation internes doit être prise en tenant dûment compte de :

L’utilisation prudente et responsable de l’argent des contribuables;
Les orientations du gouvernement en matière de responsabilisation et de transparence; et
Le potentiel d’attention du public et des médias.

En aucun cas, les frais d’accueil, les frais accessoires ou les frais de nourriture ne peuvent être considérés comme des dépenses admissibles pour les consultants et les entrepreneurs. Les déplacements et l’hébergement (et non l’accueil, les faux frais ou la nourriture) sont des dépenses admissibles et peuvent être réclamés et remboursés uniquement lorsque le contrat le prévoit spécifiquement. Si des déplacements de consultants et d’entrepreneurs sont occasionnellement nécessaires et que les parties s’attendent à ce que ces dépenses soient payées par l’agence, ces dispositions doivent alors être incluses dans le contrat.

L’apparence d’irrégularité ou de favoritisme lors de l’acceptation d’une hospitalité doit être évitée. La présence du personnel au nom de l’agence à divers événements tiers, y compris, mais sans s’y limiter, des événements sportifs, des divertissements, des dîners ou des allocutions, ne doit pas violer les obligations de l’agence en matière de conflits d’intérêts, et une telle participation ne doit pas non plus sembler violer ces obligations.

Quand l’hospitalité est de mise

L’accueil peut inclure l’organisation ou le parrainage d’événements planifiés et d’interactions professionnelles (p. ex., des repas de réseautage).

L’hospitalité peut être offerte de manière économique et cohérente au nom de l’agence dans les circonstances suivantes :

Lorsque l’accueil facilite les affaires du gouvernement, notamment :
- participer à des discussions sur des questions publiques officielles avec, ou parrainer des conférences formelles pour :
  - des représentants du gouvernement;
  - le commerce et l’industrie; et/ou
  - des groupes d’intérêt public.
Lorsque l’hospitalité est considérée comme souhaitable pour des raisons de courtoisie ou de protocole, notamment :
- permettre aux personnes d’organisations nationales, internationales ou caritatives de comprendre ou d’apprécier le fonctionnement de l’agence; et
- organiser des cérémonies prestigieuses auxquelles participent le gouvernement et/ou des personnalités distinguées du secteur privé ou public.

La tenue d’autres fonctions d’accueil peut être approuvée sous réserve de la discrétion de la direction, à condition qu’elles soient conformes à cette politique et à la Directive sur les dépenses du secteur parapublic.

Frais d’accueil

Les informations suivantes doivent être fournies pour les frais d’accueil :

Circonstances, activité (repas, réception, rafraîchissements, etc.), nom et lieu de l’événement, participants et relation avec l’agence;
Reçus détaillés, y compris des bordereaux de transaction de débit/crédit pour justifier les pourboires payés, le cas échéant; et
Signature du requérant.

Tenue de registres

Les Finances conserveront des registres précis de toutes les dépenses de voyage, de repas et d’accueil pendant au moins sept ans.

Frais de déplacement, de repas et d’accueil