Systems Quality Improvement Assistant

Permanent Full-time

Bilingual

Union

La version française suivra.

Based in Sudbury, Ontario, Compass is the Lead Agency for child & youth mental health services for the districts of Sudbury and Manitoulin. Compass has a culture of caring, learning, and purpose where employees feel supported, where new ideas and innovation are welcomed, and where massive, intergenerational impact is made in the lives of children, youth, families, and communities at large. Culture, leadership, and development really matter at Compass. We’re proud of bringing our culture to life through regular staff engagement, prioritizing employee wellness, and embodying the trauma-informed culture framework Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). The senior leadership team also engages its management team and key staff influencers in monthly leadership development related to the LEADS in a Caring Environment Framework (www.leadscanada.net).

Sudbury is a medium-sized city known for its serenity and an astonishing amount of nearby lakes, hiking trails, and outdoor activities, while still enjoying a significant variety of the amenities large cities offer, including various restaurants, entertainment, and cultural diversity.

Compass is a non-profit agency. At Compass, we are a culture of caring, learning and purpose. We believe in investing in our people and providing our employees with many opportunities for growth, development and learning. We are working together to create paths with children, youth and families to reach their full potential. We believe in making a positive impact on the lives of others, by genuinely caring about individuals and our community. Our guiding principles shape how we work with our clients, one another, and our partners.

Reporting to the Operations and Privacy Manager, the Systems Quality Improvement Assistant (SQIA) is responsible for providing administrative support to Clinical Managers, the Privacy Office and to the Executive Assistant to the Director of Clinical and Client Services in order to ensure that services are provided in an effective and efficient manner.

DUTIES:

• Provide administrative support to Clinical and Client Services (In-Service Meetings, Client Case Reviews, Inter-Disciplinary Team Meetings, Client Consultation Review Meetings)
• Provide support to the agency regarding the Client Information Systems (CIS) – training will be provided
• Record minutes of clinical meetings, formatting and circulating minutes to appropriate persons
• Arrange meetings by preparing agendas, contacting participants, reserving meeting rooms, coordinating catering for luncheons, and ensuring required documentation is copied and distributed
• Provide administrative support to the Privacy Office
• Support Clinical Managers, Clinical Supervisors and Executive Assistant to the Director of Clinical and Client Services in general duties as required

QUALIFICATIONS:

• Successful completion of an Administrative Assistant Ontario College Diploma or equivalent experience
• Superior computer skills in Word, Excel, Power Point and web based applications
• 3 to 5 years of progressively responsible clerical/administrative experience
• Possess a strong knowledge of the Personal Health Information Protection Act (PHIPA)
• Advanced knowledge of and skill working with Client Information Systems (CIS)
• Ability to create presentations, charts, graphs, databases, and spread sheets
• Must have the ability to organize work effectively to meet deadlines and work under pressure with minimal supervision
• Demonstrated willingness to work certain irregular hours as may be reasonably dictated
• Excellent interpersonal and communication skills
• Superior oral and written skills in both English and French is required

Successful applicants will be required to provide:

• Proof of eligibility to work in Canada
• A valid Ontario driver’s license and use of a reliable motor vehicle; insurability on vehicle as per policy
• Clear Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search

Benefits include:

• Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP)
• Paid vacation
• Paid float days
• Paid sick leave
• Dental, Vision and Extended Health benefits
• Life and Accidental Death and Dismemberment (AD&D) insurance
• Long Term Disability (LTD) Insurance
• Employee & Family Assistance Program (EFAP)
• On-site parking (paid by employer)

We offer one of Canada’s best pension plans

We are proud to participate in the Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP), offering our valued employees the security and peace of mind that comes with a defined benefit pension plan. We understand the importance of financial well-being and believe that a strong pension, like HOOPP, recognizes our employees and provides a stable foundation for their future as part of the overall compensation package. Join us and start building a future you can look forward to.

Application Process

Compass is committed to fostering a diverse, equitable, inclusive and anti-racist workplace culture where all employees are valued, respected, and empowered to contribute their unique perspectives and talents. We recognize that diversity and inclusion are essential to our success and are committed to creating an environment where everyone thrives and is protected from harm.

Compass is an equal opportunity employer and we value the importance of diversity, dignity and worth of every individual in the workplace. Compass is committed to creating a respectful, inclusive and barrier-free workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse workforce is key to our success. Compass will engage in reasonable workplace accommodation, short of undue hardship, for any successful candidate who has a documented exemption under the Ontario Human Rights Code.

Compass offers accommodation for applicants with disabilities in its recruitment processes. If you are contacted by Compass regarding a job opportunity, please advise prior to the interview if you require accommodation. We welcome all qualified candidates to apply and hope you will choose Compass as your employer of choice.

We request that all applicants submit their cover letter and résumé quoting job posting number #1810 not later than January 25, 2025 clearly indicating how you meet the qualifications.

We thank all applicants however only those selected for an interview will be contacted.

Adjoint.e à l’amélioration de la qualité des systèmes
Poste permanent à temps plein
Syndiqué

Basé à Sudbury, en Ontario, Boussole est l’agence principale pour les services de santé mentale pour enfants et jeunes dans les districts de Sudbury et Manitoulin. Boussole a une culture de bienveillance, d’apprentissage et de sens où les employés se sentent soutenus, où les nouvelles idées et l’innovation sont accueillies, et où un impact intergénérationnel massif est créé dans la vie des enfants, des jeunes, des familles et des communautés en général. La culture, le leadership et le développement sont des éléments essentiels chez Boussole. Nous sommes fiers de donner vie à notre culture à travers des engagements réguliers du personnel, en priorisant le bien-être des employés et en incarnant le cadre de culture informée par les traumatismes, le modèle Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). L’équipe de direction s’engage également auprès de son équipe de gestion et des principaux influenceurs internes dans des formations mensuelles liées au cadre LEADS dans un environnement bienveillant (www.leadscanada.net).

Sudbury est une ville de taille moyenne, reconnue pour sa tranquillité et son grand nombre de lacs, de sentiers de randonnée et d’activités de plein air, tout en offrant une variété importante des commodités des grandes villes, incluant de nombreux restaurants, divertissements et une diversité culturelle.

Boussole est une agence à but non lucratif. Chez Boussole, nous cultivons une culture de bienveillance, d’apprentissage et de sens. Nous croyons en l’investissement dans nos employés et offrons à notre personnel de nombreuses opportunités de croissance, de développement et d’apprentissage. Nous travaillons ensemble pour créer des parcours permettant aux enfants, aux jeunes et aux familles d’atteindre leur plein potentiel. Nous croyons en l’impact positif sur la vie des autres en prenant véritablement soin des individus et de notre communauté. Nos principes directeurs façonnent notre manière de travailler avec nos clients, nos collègues et nos partenaires.

Sous la supervision du gestionnaire des opérations et de la confidentialité, l’Adjoint.e à l’amélioration de la qualité des systèmes (SQIA) est responsable de fournir un soutien administratif aux gestionnaires cliniques, au bureau de la confidentialité et à l’Adjoint.e exécutif.ve de la Direction des services cliniques et des services à la clientèle afin de garantir que les services sont fournis de manière efficace et efficiente.

RESPONSABILITÉS :

• Fournir un soutien administratif aux services cliniques et aux services à la clientèle (réunions pendant le service, examens de cas clients, réunions d’équipe interdisciplinaire, réunions de revue de consultation client).
• Fournir un soutien à l’agence concernant les systèmes d’information sur la clientèle (SIC) – une formation sera fournie.
• Prendre les procès-verbaux des réunions cliniques, les formater et les diffuser aux personnes appropriées.
• Organiser les réunions en préparant les ordres du jour, en contactant les participant.e.s, en réservant les salles de réunion, en coordonnant les repas pour les déjeuners, et en veillant à ce que la documentation requise soit copiée et distribuée.
• Fournir un soutien administratif au bureau de la confidentialité.
• Soutenir les Gestionnaires cliniques, les Superviseur.e.s cliniques et l’Adjoint.e exécutif.ve de la Direction des services cliniques et des services à la clientèle dans leurs tâches générales selon les besoins.

QUALIFICATIONS :

• Diplôme collégial de l’Ontario en administration de bureau ou expérience équivalente.
• Compétences informatiques supérieures en Word, Excel, PowerPoint et applications basées sur le Web.
• 3 à 5 ans d’expérience progressive en travail de bureau ou tâches administratives.
• Connaissance approfondie de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.
• Connaissance des systèmes d’information des clients (SIC) et compétences avancées dans l’utilisation de ceux-ci.
• Capacité à créer des présentations, des tableaux, des graphiques, des bases de données et des feuilles de calcul.
• Organisation efficace de son travail pour respecter les échéances et habileté à travailler sous pression avec une supervision minimale.
• Volonté démontrée de travailler à certaines heures irrégulières, selon les besoins raisonnablement dictés.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
• Compétences orales et écrites supérieures en anglais et en français requises.

Les candidatures retenues devront fournir :

• Preuve d’admissibilité à travailler au Canada.
• Permis de conduire valide de l’Ontario et accès à un véhicule fiable; couverture d’assurance du véhicule conforme à la politique.
• Vérification satisfaisante d’antécédents criminels pour le service auprès du secteur vulnérable.

Les avantages comprennent :

• Régime de retraite des employés de la santé de l’Ontario (HOOPP)
• Vacances payées
• Jours flottants payés
• Congés de maladie payés
• Avantages dentaires, de la vue et de santé étendue
• Assurance-vie et assurance en cas de décès accidentel et de mutilation
• Assurance invalidité de longue durée
• Programme d’assistance aux employés et à la famille
• Stationnement sur place (payé par l’employeur)

Nous offrons l’un des meilleurs régimes de retraite du Canada
Nous sommes fiers de participer au Régime de retraite des employés de la santé de l’Ontario (HOOPP), offrant à nos précieux employés la sécurité et la tranquillité d’esprit qu’apporte un régime de retraite à prestations déterminées. Nous comprenons l’importance du bien-être financier et croyons qu’un régime de retraite solide, tel que le HOOPP, reconnaît nos employés et leur fournit une base stable pour leur avenir dans le cadre de l’ensemble du forfait de rémunération. Joignez-vous à nous et commencez à bâtir un avenir que vous pourrez envisager avec confiance.

Processus de demande

Boussole s’engage à favoriser une culture de travail diversifiée, équitable, inclusive et antiraciste où tout le personnel est valorisé, respecté et encouragé à contribuer avec ses perspectives et talents uniques. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont essentielles à notre succès et nous nous engageons à créer un environnement où chaque personne prospère et est protégée contre les préjudices.

Boussole est un employeur offrant l’égalité des chances et nous valorisons l’importance de la diversité, de la dignité et de la valeur de chaque individu sur le lieu de travail. Boussole s’engage à créer un milieu de travail respectueux, inclusif et sans obstacle qui permet à tout notre personnel d’atteindre son plein potentiel. Une main-d’œuvre diversifiée est essentielle à notre succès. Boussole s’engagera à fournir des aménagements raisonnables en milieu de travail, sauf en cas de contrainte excessive, pour toute candidature retenue ayant une exemption documentée en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Boussole offre des aménagements aux candidatures en situation de handicap dans ses processus de recrutement. Si Boussole communique avec vous concernant une opportunité d’emploi, veuillez nous informer avant l’entretien si vous avez besoin d’un aménagement. Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées à postuler et espérons que vous choisirez Boussole comme employeur de choix.

Nous demandons à toutes les candidatures de soumettre leur lettre de motivation et leur curriculum vitae en indiquant le numéro d’affichage de l’offre d’emploi n^o 1810, au plus tard le 25 janvier 2025, en précisant clairement comment vous répondez aux qualifications.

Nous remercions toutes les candidatures, mais nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour un entretien.